Administração do Tempo

O tema da Gestão do Tempo é tratado por duas “escolas” de formas assemelhadas, mas distintas. A primeira é a Escola da Administração[1] iniciada nos anos 60 e que foca no tempo de trabalho ensinando técnicas e ferramentas para lidar com os “ladrões de tempo”[2] que afastam o profissional das tarefas típicas da rotina do seu cargo. A segunda vertente é a Escola da Ética[3], à qual me filio, que foca na vida como um todo ensinando boas práticas para uma vida mais feliz e equilibrada. Essa escola tem raízes na filosofia e pode-se dizer que nasceu com Sócrates. Além de mais antiga, a Escola da Ética é mais abrangente e inclui os preceitos da Escola da Administração, na medida em que o trabalho faz parte da vida.

A grande diferença entre as duas está na disciplina da Reflexão, a mais básica das Três Disciplinas da abordagem que desenvolvi para a prática da boa “gestão do tempo”. As aspas se justificam, pois não administramos o tempo, mas sim nossas decisões sobre o que fazer.

Uma coisa é decidir o “que fazer” a cada instante. Aqui estamos no âmbito da administração: o uso de técnicas para melhorar eficiência, qualidade e eficácia. As técnicas da eficiência são instrumentais: aprimoram os meios, mas não questionam os fins a que se submetem, pois no plano do “que fazer” supõe-se que os objetivos são dados ou conhecidos.

Podemos viver sem questionamento, deixando a vida nos levar, cumprindo a rotina como destino, ao sabor do acaso ou sob a pressão das circunstâncias. Outra coisa é decidir “como viver”. Aí transcendemos a economia e entramos na filosofia – no terreno das dúvidas antes das certezas. Sim, pois a realização pessoal não é uma meta, ou, se o for, é essencialmente inalcançável. Realização é um processo e não um estado – é a forma de percorrer o caminho da vida e a construção de si mesmo ao longo do percurso. Isso pode ser feito com método, seguindo uma “técnica” milenar: a própria filosofia da ação – a ética. Isso resume tudo: administrar bem o tempo é viver bem e para isso há uma única fórmula: reagir menos automaticamente para agir mais conscientemente. Aí toda a dificuldade. O natural e fácil é a inação ou a reação condicionada, supondo que se sabe o que se quer. A ação consciente é um aprendizado, uma disciplina – justamente porque não é natural. Por isso é preciso aprender a administrar a si mesmo (e não o tempo)  – aprender a viver bem, desenvolvendo hábitos e processos de decisão mais racionais.

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[1] Creio que é essa corrente que Covey chamou de Escola da Eficiência.

[2] Reuniões, falta de planejamento, interrupções, procrastinação, má delegação, desorganização da informação e do espaço, gestão de projetos.

[3] Covey usa o termo Escola da Eficácia, mas entendo que o seu enfoque ainda é instrumental, supondo que os fins são dados de maneira inquestionável.

Silencie seu smartphone para ser mais feliz

Em estudo recentemente apresentado na edição de 2016 da Conferência “Computer-Human Interaction”, Kostadin Kushlev, Jason Proulx e Elizabeth Dunn conduziram um experimento em duas etapas: Por uma semana, participantes (uma amostra da população em geral) foram instruídos a maximizar interrupções telefônicas ligando todos os alertas de notificação de seus smartphones, mantendo-os à mão e à vista. Na semana seguinte, os participantes minimizaram interrupções telefônicas desligando os alertas e mantendo seus smartphones fora da vista. Os resultados: “Participantes reportaram níveis bem mais altos de desatenção e hiperatividade quando os alertas estavam ligados, com diminuição tanto de sua produtividade como do bem estar psicológico”. A ligação inversa entre distração e produtividade é claramente compreendida e largamente demonstrada. Mas por que o mal estar psicológico? Matthew Killingsworth e Daniel Gilbert publicaram na Science em 2010 o artigo “Uma Mente Distraída é uma Mente Infeliz” relatando uma pesquisa feita em cima de um app desenvolvido para amostrar os pensamentos, sentimentos e ações de um grande grupo de sujeitos e descobriram que: (1) as pessoas pensam sobre o que não está acontecendo tanto quanto sobre o que está acontecendo com elas e (2) que isso as torna infelizes. Segue um trecho do artigo. “Diferentemente de outros animais, os seres humanos empregam muito tempo pensando sobre o que não está acontecendo ao seu redor, contemplando eventos passados, ou que possam acontecer no futuro, ou que nunca irão acontecer. De fato “pensamento independente de estímulos” ou “divagação mental” parece ser o modo de operação padrão da mente. Embora seja um considerável marco evolucionário, que permite que as pessoas aprendam, raciocinem e planejem, isso pode ter um custo emocional. Muitas filosofias e religiões tradicionais ensinam que a felicidade é encontrada ao se viver o momento presente, e os praticantes são treinados para resistir à divagação permanecendo no “aqui e agora”. Essas tradições sugerem que uma mente distraída é uma mente infeliz. Estarão elas certas?” O app desenvolvido colocava três questões de escolha rápida em momentos aleatórios: “Como você se sente?”, “O que está fazendo?” e “Você está pensando em outra coisa que não o que está fazendo?”. As conclusões da pesquisa apontaram que: (1) a distração ocorreu em 46,9% das amostras e em pelo menos 30% daquelas durante uma atividade (exceto durante o ato sexual); (2) as pessoas se sentem menos felizes quando divagando do que quando focadas. Os autores apontaram que “embora se saiba que estados de espírito negativos causem distração e divagação mental, nossas análises temporais sugerem fortemente que a distração em nossa amostragem foi geralmente a causa e não apenas a consequência da infelicidade.” Embora a evolução nos tenha preparado para divagar, nossos dispositivos tecnológicos magnificam as consequências positivas e negativas desta capacidade. Você será mais feliz se focar no que está fazendo – e isso significa desligar as notificações de seus aparelhos. Pelo menos algumas. Pelo menos parte do tempo.

Tempo Hormonal

A percepção do tempo é muito mais hormonal do que de racional. É fato que os jovens têm mais pressa do que os velhos. Parece natural que eles desejem que o tempo passe mais rápido para chegar à maturidade e que os velhos queiram que o tempo pare para adiar a morte. Mas o tempo e o envelhecimento não se aceleram por um ato de vontade. O único efeito da pressa é a agitação e a pressão por fazer mais coisas, mais rápido. Essa pressão deveria ser maior quanto menor o prazo. A lógica inverte o raciocínio do sentimento natural: quem deveria ter pressa de realizar mais coisas seriam os mais velhos que têm menos prazo e os jovens deveriam ter calma, pois seu prazo é mais longo.

Nossos Maiores Lamentos

Os gregos associavam deuses a conceitos. Para explicar o tempo, por exemplo, usavam dois deuses: Cronos e Kairos. Talvez os nossos maiores lamentos sejam a boca de Cronos e a careca de Kairos.

Cronos era um deus poderoso e soturno, que gerava e devorava seus filhos. Essa é a natureza do tempo quantitativo que passa, contado em horas, dias, anos: nascemos e somos devorados por ele. A boca de Cronos nos assombra: lamentamos o avanço da idade que nos consome e tememos nosso destino certo, a morte. Na mitologia grega, o único que escapou desse destino foi Zeus.

Kairos era um deus jovem e alegre, com asas nos pés e uma lâmina na mão. Além disso, usava um penteado que está de novo na moda, meio moicano, com um longo topete na frente e completamente careca atrás. Kairos representava o tempo qualitativo da oportunidade, que fica na memória e que corta o tempo em dois: antes e depois – por isso a lâmina. Um tempo que se conta em feitos e eventos. A oportunidade ocorre e passa rápido (as asas nos pés), se não é aproveitada se perde – não se pode agarrar Kairos pela careca. Mas oportunidade também se cria - planejar ou prevenir significa pegar Kairos pelo topete, preparar-se para a oportunidade.

Perder tempo, olhar a careca de Kairos, talvez seja o maior lamento moderno, pois Kairos anda bem ativo proporcionando oportunidades mil a todo momento.

Antes de Partir

Acontece de você se dar conta de que esqueceu a chave de casa no momento em que bate a porta – e a chave ficou trancada dentro? Pois é... o bater da porta funciona como um clique tardio. Realmente, o normal é a ansiedade por chegar ao lugar aonde se deve ir, ou pela “próxima atração” na TV. Esta antecipação do futuro – a pressa – é responsável por muitos esquecimentos que geram enormes perdas de tempo.

Por isso eu desenvolvi o hábito “Antes de Partir”: um pequeno ritual de três a cinco minutos antes de parar o que estou fazendo e ir para uma reunião ou sair do ambiente em que estou. Esse ritual envolve:

1)      Se vou interromper uma tarefa longa a meio, marco o ponto de interrupção e deixo um recado para mim mesmo dizendo o que eu estava pensando em fazer a seguir;

2)      Penso nos lugares que irei antes de voltar e se tenho pastas ou material de referência a levar;

3)      Coloco na mochila material necessário e não esqueço o Power Planner, o Notebook e minha Pasta de Pendências – ou apenas pego o celular e a carteira de documentos, caso se trate de um bate-e-volta e eu não precise de mais nada;

4)      Organizo o local que estou deixando, colocando as coisas que usei nos seus respectivos lugares.

Essa rotina não toma mais do que cinco minutos e economiza muito mais do que isso, tanto na prontidão da informação necessária durante as reuniões (e que muitas vezes é esquecida na pressa de partir) como na retomada posterior das tarefas. A maioria dos adiamentos se dá pela falta da informação necessária.

Você já tentou retomar a leitura de um livro que estava lendo e que deixou de lado há algum tempo atrás sem deixar um marcador no lugar em que interrompera a leitura? Provavelmente releu várias partes até encontrar o ponto em que se encontrava, não? É impressionante como o fato de deixar uma marca no local físico em que se estava no ponto de interrupção acelera a recuperação do estado de concentração quando da retomada do trabalho[1]. O recado para si mesmo acelera ainda mais essa retomada.

Confesso que o desenvolvimento deste hábito é algo relativamente recente e me tornou pontual. Sim, antes eu era alvo de piadas de amigos que brincavam com os pequenos, mas recorrentes atrasos do “especialista em gestão do tempo”. Hoje, posso dizer que estou surpreendendo com minha nova pontualidade graças ao desenvolvimento do hábito “Antes de Partir”.

Mas, para desenvolver um hábito você precisa criar três fatores: o clique, a recompensa e o anseio pela recompensa [2] e repetir a rotina muitas vezes até torná-la automática. Em seu livro “O Poder do Hábito”, Charles Duhigg dá vários exemplos de como usar os três fatores para criar e mudar hábitos. O clique é o elemento disparador do ritual – tem de ser algo objetivo que ocorra necessariamente e desperte a rotina. Na minha rotina “Antes de Partir” o clique ou é o lembrete do próximo compromisso ou, na ausência deste, é o ato de pegar o celular ou desligar o computador. Isso dispara a rotina dos quatro passos acima.

As recompensas que desenvolvi são duas: 1) congratulo-me antecipadamente por saber que não vou me atrasar nem lamentar esquecer nada, e 2) tenho a satisfação de deixar meus ambientes de trabalho sempre asseados[3].

Entretanto, confesso que este hábito não está completamente consolidado, pois experimento ainda uma enorme dificuldade em relação ao desenvolvimento do anseio por essas recompensas. Isso porque há outro anseio no sentido contrário – de continuar o que eu estava fazendo. Diferentemente da maioria das pessoas, tenho pouca dificuldade para atingir o estado de concentração necessário para as tarefas que requerem atenção. Mas, quando atinjo este estado de foco, anseio tanto por me manter nele que, muitas vezes, o clique do lembrete passa praticamente despercebido.

O psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi (pronuncia-se “six-cent-mihaly”) dedicou-se a estudar o estado de atenção sem esforço em que se atinge uma concentração tão profunda que se perde a noção do tempo, de si mesmo e de qualquer outro problema. As pessoas que o experimentam descrevem uma experiência de alegria que Mihaly chama de “experiência ótima” ou “estado de fluxo”. Nesse estado, manter a atenção concentrada numa tarefa cognitiva não requer o esforço de controle deliberado da atenção. As características principais do estado de fluxo são:

• Objetivos claros e alcançáveis, alinhados à percepção de capacidade da pessoa;
• Concentração e foco: imersão no tema e campo de atenção limitado a ele;
• Perda de inibição: uma união entre ação e percepção;
• Percepção de tempo distorcida: a experiência de duração é alterada paralelamente ao ajuste de comportamento provocado pelo efeito retroativo direto e imediato dos acertos e falhas percebidos.
• Equilíbrio entre os níveis de desafio e de habilidade. Há necessidade de um nível de desafio para entrar em fluxo, mas se o desafio é percebido como muito além da habilidade, o estado de fluxo não se estabelece.
• Sensação de controle pessoal sobre a atividade;
• Recompensa intrínseca à própria atividade reduz a sensação de esforço mental.[4]

De fato, estou ainda no processo de usar essa capacidade de concentração residual para focar no recado para mim mesmo assim que o lembrete aciona o clique da rotina. 

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[1]  Editores de texto e planilhas eletrônicas permitem que se agregue um Comentário a um parágrafo ou célula. Para trabalhos em papel, o Post-it é a melhor solução.

[2]  DUHIGG, C. (2012). O Poder do Hábito. (R. Mantovani, Trad.) Rio de Janeiro: Objetiva.

[3] Como dou cursos e palestras em ambientes de terceiros, também me congratulo pela certeza de que passei a deixar tudo no lugar que encontrei.

[4] ZIMBARDO, P., & BOYD, J. (2009). O Paradoxo do Tempo. (S. Adriano, Trad.) Rio de Janeiro: Objetiva.

Estudantes com Laptop aprendem menos

Esta é a tradução de uma matéria de Fred Barbash publicada no Washington Post
Por que estudantes usando laptops aprendem menos em aula mesmo quando estão realmente anotando

Você é um daqueles caras antiquados que insistem que os garotos aprendem melhor quando deixam os laptops em casa e tomam notas à mão nas aulas?
Se é assim, você está certo. Há nova evidência para provar isso, e isso é perturbador porque tantos estudantes não são mais ensinados a escrever à mão.
De acordo com um novo estudo baseado numa série de experimentos em laboratório comparando o quanto os estudantes aprenderam após assistir às mesmas aulas, é inquestionável: quem escreve à mão aprende mais, simples assim. Aqueles que tomaram notas à mão demonstraram ter tirado mais das aulas do que os digitadores.
Não é, porém, pelas razões que a maioria pensa. Não é por causa da "multi-tarefa" ou da distração disponível para estudantes que usam laptops, especialmente com WiFi. Isto é  um problema em si. Mas, para esse estudo, num ambiente controlado, nenhuma atividade externa era permitida.
Mesmo quando os estudantes prestavam atenção e tomavam copiosas notas nos seus laptops, ainda assim não aprendiam tão bem. De fato, o volume da sua anotação pode ser parte do problema, como o estudo descobriu.
Pode ser, reportaram os pesquisadores, "que quem anota à mão processa melhor a informação do que quem digita, assim selecionando a informação mais importante para incluir em suas notas, o que os permite estudar" mais eficientemente.
Os autores são os psicólogos Pam A. Meller da Universidade de Princeton e Daniel M. Oppenheimer da UCLA. O estudo, intitulado "A Caneta é Mais Poderosa do que o Teclado: Vantagens da Anotação à Mão Sobre Notas em Laptop," foi publicado online na revista Psychological Science. Ele também foi resumido no Science Daily.
Os pesquisadores conduziram três estudos separados envolvendo um total de 327 estudantes para chegar às suas conclusões. todos os estudantes assistiram às mesmas aulas, mas alguns recebiam laptops para anotar enquanto outros eram instruídos a anotar à mão.
Quanto ao aprendizado dos conceitos apresentados nas aulas os anotadores à mão ganharam.
Quanto à recuperação de fatos, os grupos tiveram resultados comparáveis, exceto quando lhes foi dado tempo para estudar suas anotações em casa, quando, mais uma vez, os anotadores à mão se saíram melhor.
"Mesmo quando lhes foi permitido revisar as notas após um período de uma semana, os participantes que haviam tomado notas com laptops, tiveram um desempenho pior tanto em relação ao conteúdo factual como quanto à compreensão conceitual..."
De maneira geral, os pesquisadores reportaram:
"Quando testados em relação ao que tinham ouvido, os estudantes que anotaram à mão aprenderam melhor. Eles saíram com uma compreensão conceitual significativamente melhor e não se saíram pior do que os usuários de laptop quando se tratou de recordar fatos."
Eis o que é um pouco assustador. Quando os pesquisadores instruíram os estudantes com laptop a reduzir ou eliminar a anotação literal, eles não conseguiram. Os pesquisadores escreveram:
"O uso do laptop pode afetar negativamente o desempenho nas avaliações de aprendizado, mesmo, ou especialmente, quando o computador é usado com a função de facilitar a anotação. Embora um número maior de notas traga benefício, pelo menos até certo ponto, se as notas são escritas indiscriminadamente, ou através de uma mera transcrição das palavras, o que é mais provável no caso de notas digitadas do que em notas escritas à mão, o  benefício desaparece."
De fato, o estudo se acrescenta a uma tonelada de evidências de que para o aprendizado, escrever à mão é melhor e que "a mão tem uma relação única dom o cérebro quando se trata de compor pensamentos e ideias." Isso também é suportado por estudos envolvendo Ressonância Magnética do cérebro. Escrever à mão ativa o cérebro de formas diferentes daquelas usadas na digitação de forma a aumentar o aprendizado.
É claro que a chance de convencer os estudantes a deixar de lado seus computadores é provavelmente nula. Muitos deles já não conseguem mais escrever à mão, um assunto esquecido em muitas escolas americanas, o que já é uma fonte de controvérsia em si.
Há esperança? Pode ser, Mueller disse num e-mail para o Wasshington Post:
"Como descobrimos que isso é resultado de uma tendência dos usuários de laptop a tomar notas de forma literal, se for possível ensinar às crianças a não serem tão literais e serem mais seletivas na sua anotação nos laptops (i.e., como se é forçado a fazer na anotação à mão), eles teriam um desempenho equivalente aos anotadores à mão. Porém... descobrimos que apenas dizer às pessoas para não serem literais simplesmente não funciona, assim qualquer intervenção nesse sentido que se possa imaginar será bastante difícil."
Outra possibilidade, alguns sugeriram, são os apps que permitem a escrita à mão em tablets, um compromisso que os estudantes poderiam aceitar.

Princípios de Priorização

1. Priorizar é valorizar.

Prioridade é o que tem valor, o que é importante. E para priorizar bem, é preciso ter clareza sobre os próprios valores. Nós não criamos valores, mas os escolhemos entre as várias propostas que nos fazem. Atendo a demanda do meu chefe porque isso tem valor para mim – seja obedecendo porque valorizo o meu emprego, seja colaborando porque quero cooperar e ser útil. Da mesma forma atendo demandas de clientes, de minha esposa, de meus filhos, de colegas, e as minhas próprias. Entretanto sou sempre eu que escolho em qualquer caso. E sempre de acordo com a minha escala de valores.

2. Priorizar é valorizar em conjunto.

Quando alguém diz que família é uma prioridade, significa que dá valor à família. Mas ainda não está priorizando, está apenas valorizando. A priorização só ocorre quando se comparam valores em conjunto. A prioridade de alguma coisa não é um atributo desta coisa isolada, mas varia conforme o conjunto em que ela é colocada. Isto vale tanto para a importância quanto para a urgência e tem implicações sutis. Uma mesma coisa, quando avaliada em conjuntos diferentes terá prioridades diferentes. Por exemplo, uma mesma tarefa pode ter prioridades diferentes na lista semanal e na lista diária.

3. Urgente é o que não pode ser feito depois.

Depois do quê? Do horizonte de tempo que se está planejando. A urgência de algo é dada pelo seu prazo fatal comparado com o horizonte de tempo que está sendo abarcado no planejamento. Ao fazer o plano do dia, só se deve classificar como urgente o que não se pode deixar para fazer amanhã. Algo cujo prazo é daqui a dois dias só deveria ser classificado como urgente no plano do dia se a sua duração é maior do que o tempo disponível no dia. Entretanto, não pode deixar de ser considerado urgente no plano da semana.

Muitas coisas não têm prazo fatal iminente.  Quase sempre, entretanto, as pessoas usam o prazo como forma de pressão e comprometem-se mutuamente com prazos cuja perda afeta a credibilidade. Mas um prazo comprometido pode ser renegociado sem grande perda de crédito.

O Radar e a Lupa

A Ciência Cognitiva surgiu da convergência entre neurologia, psicologia e informática e sua Teoria dos Dois Sistemas postula que o funcionamento do cérebro se caracteriza por duas formas de cognição com objetivos e mecanismos separados que, no mais das vezes cooperam, mas que podem divergir[1]. Um dos sistemas é automático e rápido, funciona paralelamente baseado em várias regras heurísticas de resposta a estímulos específicos e consome pouca energia. Esse sistema é chamado de Sistema 1 ou Conjunto de Sistemas Autônomos. Dizer que ele é automático significa que ele opera sem necessidade de atenção consciente. Regra heurística é uma forma simples de resolver um problema de maneira prática, ainda que imperfeita, porque baseada em dados imediatos. O outro sistema, chamado de Sistema 2 ou Sistema Analítico ou ainda Sistema Oneroso é o responsável pela atenção consciente e processos trabalhosos de análise de dados e cálculos complexos. Esse sistema funciona serialmente num fluxo de atenção contínuo que requer esforço mental e é fortemente influenciado pela linguagem. Nós nos acreditamos racionais e conscientes e, portanto, nos identificamos com nosso Sistema Analítico. Porém, o Sistema Autônomo é quem determina a maior parte do nosso comportamento. Inclusive, os dados com que o Sistema Analítico trabalha são, em sua maior parte, apresentados e filtrados pelo Sistema Autônomo.

As capacidades do Sistema 1 têm duas origens. Trazemos heurísticas inatas herdadas geneticamente e que compartilhamos com outros animais. Somos animais e nosso cérebro evoluiu ao longo de milhões de anos para responder automaticamente a uma série de estímulos de forma a maximizar as possibilidades de sobrevivência. Como qualquer animal, fugimos automaticamente (sem pensar) de situações que ameaçam a vida e buscamos automaticamente (sem pensar) aquilo que a mantém. Mas também podemos automatizar respostas rápidas por meio da prática prolongada. Como alguns animais, também podemos ser domesticados ou especializados através do desenvolvimento de reações automáticas condicionadas por meio de treinamento.

Nos vemos como seres conscientes e autônomos, nos identificamos com nosso Sistema 2, mas quem responde, automática e deterministicamente, pela maioria das nossas decisões é o Sistema 1. O Sistema 1 está no "front" enquanto o Sistema 2 fica desligado esperando para ser chamado ou só atuando em caso de crise. Isso constitui duas modalidades de atenção. Uma, característica do Sistema 1, que atua como um radar, vasculhando o ambiente em busca de sinais de alerta. A outra, típica do Sistema 2, é a atenção focada e exclusiva como a de uma lupa.

A atenção tipo radar é dispersa e holística no sentido de que procura estar atenta a toda circunstância. Mas também é sintonizada para detectar variações bruscas ou elementos pontuais, não sendo capaz de identificar processos de mudança mais lentos ou de perceber o todo em si. A atenção tipo radar é aquela que todos temos sem nenhum esforço. Já a atenção tipo lupa precisa ser convocada para atuar, caso contrário permanece “desligada” para não consumir energia. O radar, por seu turno, não é completamente desligado. Mesmo quando a lupa é chamada a atuar no "front" o radar é amortecido, mas fica ativo na retaguarda. Em caso de algum sinal de alerta maior ele pode desligar a lupa do Sistema 2 e disparar uma resposta rápida do arsenal do Sistema 1.

Este é o problema central da administração do tempo: a qualidade da atenção que colocamos em nossos processos de decisão. De fato, não somos escravos do tempo, mas de nós mesmos, ou melhor, deste poderoso “zumbi” dentro de nós, responsável pela maior parte do nosso comportamento constituído por reações automáticas do Sistema 1. Estar no controle e agir conscientemente requer a atenção do Sistema 2. Mas o natural é reagir. Portanto, administrar melhor o tempo significa procurar aumentar a parcela de ações conscientes no dia-a-dia e adestrar nosso Sistema 1 para responder adequadamente num ambiente novo, cheio de informação, que requer cada vez mais capacidade analítica na solução de problemas cotidianos e que está cheio de armadilhas para manipular as emoções que tanto ajudaram nossos antepassados a sobreviver na selva primal. Resumindo, administrar o tempo é agir mais e reagir menos.

Jaime Wagner
www.powerself.com.br

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[1]  KAHNEMAN, D. (2011). Rápido e Devagar - Duas Formas de Pensar. Rio de Janeiro: Objetiva. STANOVICH, K. E. (2005). The Robot's Rebellion - Finding Meaning in the Age of Darwin. Chicago: The University of Chicago Press.

Cronos e Kairos

Os gregos tinham duas palavras para referir tempo: Cronos e Kairos. Cronos denotava o tempo quantitativo associado à medida do movimento, contado em segundos, minutos, horas, dias, meses, anos. Uma dimensão em que o presente é um instante sem duração que avança continuamente, devorando o futuro e deglutindo o passado. É o tempo que usamos na programação do dia-a-dia. Já Kairos tinha o significado mais sutil de "momento certo" ou "oportuno" e refere um tempo qualitativo, um momento de ação ou propício para agir, de maneira a alterar o destino.

Kairos não é contado em unidades de tempo, mas em feitos, e avança por eventos significativos. É o tempo das histórias que contamos. Kairos não é contínuo, mas se desdobra em janelas de oportunidade em que o destino é alterado por ação, por omissão ou por acidente.

A Índia antiga tinha as mesmas duas noções de tempo. O equivalente em sânscrito de Cronos é Kala. O nome hindu para Kairos é Ritu. Cronos e Kala se associam com a ideia de morte. Cronos era personificado pelos gregos como o deus Saturno ou Júpiter, que devorava seus filhos. Kala dá o nome à deusa Kali, que dançava sobre cadáveres com um cinto de caveiras e demandava sacrifícios humanos em seus rituais. Já Kairos era pintado pelos gregos como um jovem alado, que voava ou andava sempre correndo, com uma navalha na mão e que tinha um topete e a nuca careca. As asas significavam como os momentos Kairos eram tênues bem como agudos como a navalha, podendo ser aproveitados ou não, pender para um lado ou outro. O topete era para que aquele que o encontrasse o agarrasse de frente e a careca significava que aqueles por quem Kairos passou, por mais que queiram, não conseguirão pegá-lo por trás.

Viver em Cronos é viver na rotina dos hábitos definidos pelo relógio (a hora de acordar, de trabalhar, de comer, de dormir, de tomar banho) e pelo calendário (o dia do jogo, o dia da festa, do aniversário, as férias, o tempo de plantar e de colher). O redemoinho das engrenagens das rotinas sincronizadas nos suga para satisfazer a máquina de produção e consumo da sociedade moderna. Lutamos para entrar no redemoinho e nele ficamos contentes por merecer um Kairos padronizado sem grandes riscos e surpresas: nascer, brincar, estudar, formar-se, arrumar emprego, casar, ter filhos, construir casa, comprar carro, formar filhos, aposentar-se, brincar de novo, adoecer e morrer.

Vivemos em Cronos, mas somos Kairos. As realizações que nos orgulham e nos constituem, via de regra, fogem à rotina. Os infortúnios que nos afetam também.

Em 1985 um grupo de líderes religiosos negros da África do Sul redigiu o Manifesto Kairos em resposta ao endurecimento do Apartheid, que começava assim: “O tempo é agora. Chegou o momento da verdade.” O Manifesto evocava a ideia de um tempo maduro para a mudança no sentido do avanço ou do retrocesso, dependendo da ação ou da inação. Mas os momentos Kairos não precisam ser dramáticos, trágicos ou heroicos. Podem ser também pequenos momentos na vida de uma pessoa, vividos com plenitude ou em estado de fluxo. Aqueles momentos perfeitos que ficam para sempre na nossa lembrança.

Cronos e Kairos têm ritmos complementares. Se Cronos tarda a passar, Kairos se acelera. Os dias são longos, mas as crianças cresceram e se foram. As semanas de trabalho são intermináveis, mas chafurdamos na rotina para ganhar a vida e nem notamos como ela passou depressa, exceto pelas rugas e cabelos brancos – as marcas de Cronos.

Da mesma forma quando Kairos tem um ritmo intenso Cronos parece se estender. Como aconteceram coisas neste último ano: compramos a casa, iniciamos a empresa, o filho foi morar longe, o pai morreu! Parece que foi uma década!

Princípios de Administração do Tempo

Vivemos numa era de excessos: de informação, de demandas, de complexidade. E de apetite: queremos atender a tudo e aproveitar todas as oportunidades. E a tendência não é melhorar!

Não dá para dar conta de tudo. Um jeito é aceitar o que a vida dá. Fazer o que der e deixar-se levar, mas sem se amofinar nem reclamar. Mas quem quiser ir além da reação e da rotina precisa escolher ativa e conscientemente. Isso requer três disciplinas: Foco, Planejamento e Reflexão.

Foco é no presente e na ação. Planejamento é para o futuro com base no passado e se dá em dois níveis: a) Tático – futuro imediato; b) Estratégico – longo prazo. A Reflexão orienta o Planejamento Estratégico, que orienta o Plano Tático, que orienta o Foco.

O natural é reagir, ser vítima das circunstâncias e dos outros. Disciplina não é natural, portanto é difícil. Mas com a prática a disciplina vira hábito e a dificuldade diminui. Prática envolve o uso correto de ferramentas corretas.

Dicas:

1. Só há duas formas de comunicação: a) imediata e sem registro automático, geralmente oral; b) mediada por algum tipo de registro em papel ou eletrônico. Sem registrar as interações orais, há risco de esquecer ou distorcer a informação.

2. Só há três tipos de informação: a) demandas de ação (agir); b) informação de referência (guardar); c) lixo (eliminar). Foco é nas demandas.

3. Só há três formas de responder a demandas: a) executar (ou iniciar) imediatamente o que é rápido ou emergencial; b) agendar (ou delegar) tudo que pode esperar e não seja rápido; c) descartar o que não importa.

4. Delegar não é repassar. Delegar é uma forma de agendar - o acompanhamento. Repassar é uma forma de descartar.

5. Ao agendar nos comprometemos. Compromissos são de dois tipos: a) fazer algo com alguém numa hora e num local - compromissos com hora; b) fazer algo para alguém até um prazo - tarefas. Não se deve confundir o prazo de uma tarefa com a hora de início de um compromisso com hora.

6. Compromissos com horário devem ser marcados num calendário e confirmados numa agenda diária. Deve-se usar alarme, programado conforme o deslocamento necessário mais uma folga.

7. Ações são tarefas simples agendadas em Listas Diárias ou Listas de Pendências (sem data). Só excepcionalmente se marca hora (ou usa alarme) para ações. Descreva suas ações com verbos.

8. Diariamente deve-se parar para priorizar a lista de ações do dia seguinte e confirmar (ou desmarcar) os compromissos agendados no calendário.

9. Tarefas complexas ou projetos devem ser mantidos em listas ou pastas, analisadas semanalmente para definir as ações possíveis para a semana. Essa é a parada semanal.

10. Priorizam-se ações em função da importância e da urgência no momento da execução. Priorizar é ordenar, numerar. Antes de numerar classifique em três categorias. A: emergencial – importante e urgente; B: importante, mas não urgente; C: trivial – não importante.

11. Importância é valor. Valor é algo subjetivo e relativo. Varia de pessoa para pessoa e conforme a circunstância. Tudo tem valor, alto ou baixo.

12. Urgência tem dois significados: a) proximidade do prazo limite; b) pressa ou ansiedade. O prazo é um dado objetivo; a pressa é um sentimento subjetivo. Cuidado: a ansiedade motiva mais do que a razão e pode comandá-la.

13. Priorizam-se compromissos com horário quando surgem em função do ganho e da “negociabilidade”. A marcação de horários é um jogo de poder, mas se você é necessário para um compromisso, você pode negociar o horário.

14. Reflexão é o exercício da razão. A reflexão básica é sobre princípios (o que você acredita que é verdade) e valores (o que você acredita que é bom e o que é correto). Essas crenças orientam nossas escolhas e a definição de metas.

15. Não criamos valores, eles são dados pela sociedade, e não são coerentes. Entretanto escolhemos nossos valores e princípios, usando ora a razão, ora a emoção. Se esta base não for estável e coerente, seremos instáveis e incoerentes no agir. Melhor se orientar pela razão do que por emoções. Mas, sem estabilidade emocional, a reflexão é impossível.

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Prazos

O dicionário traz duas acepções para a palavra prazo: "período de tempo" e "tempo determinado". Vamos aqui adotar a segunda acepção de tempo determinado. Neste sentido, uma ação tem vários prazos marcados por eventos. Os mais óbvios são os prazos de início (quando se começa a trabalhar efetivamente) e fim (quando se atinge o objetivo da ação). Há também o prazo limite, ou prazo fatal, a partir do qual não adianta mais fazer a ação. O prazo fatal é o momento em que o valor de fazer aquela ação cai a zero. Não importa quanto valor tivesse, após o prazo fatal, seu valor é zero. Qual o valor nutritivo da comida estragada? Qual o valor de uma proposta comercial não entregue no prazo?

Mas poucas coisas têm um prazo fatal assim. As coisas mais importantes não têm prazo. Não há prazo para ser feliz, não há prazo para se realizar um sonho, não há prazo para mudar. Ora, a reação natural é deixar para depois tudo que não é imediato ou que não tem prazo. Ao natural, as pessoas se mobilizam mais pela possibilidade de perda do que pela afirmação de valor. Por isso, para fazer as coisas que não têm prazo fatal ou cujo prazo fatal é distante, cria-se um outro: o prazo comprometido. O que ocorre no prazo comprometido não é a perda de valor da ação, mas a perda de crédito do promitente, embora este prazo possa ser renegociado antecipadamente sem grande perda de crédito.

Um outro instante característico de uma ação é o momento em que sua necessidade nasce, quando nos comprometemos a fazê-la, porque nos foi solicitada ou por uma tomada de decisão. Chamo esse instante de surgimento da ação. No surgimento, o compromisso de fazer, para ser firme, deve ter um prazo comprometido, caso não tenha um prazo fatal.

Um erro comum (outra reação natural e pouco inteligente) é agendar a ação no prazo dado. Se lhe pedem algo para sexta-feira, anotar um lembrete na agenda na sexta-feira, não é uma boa prática. Deve-se agendar a ação no prazo de ataque com uma folga. O prazo de ataque não é a data em que se vai fazer a ação, mas aquele no qual se começará a avaliar e a priorizar o início da ação. Ao definir um prazo de ataque com uma folga suficiente a pessoa se despreocupa. Isto é, o prazo de ataque, no fundo significa a data até a qual se pode esquecer aquela ação. Colocando estes prazos numa linha de tempo, percebe-se que a folga, na verdade, se divide em duas: a inicial, entre o prazo de ataque e o prazo de início estimado; e a final, entre o prazo de fim estimado e o prazo comprometido (ou fatal).

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Surgimento..Ataque .Início ..Fim .Comprometido Fatal..............!________!......!________!
............Folga Inicial >>>>Folga Final
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....................Duração estimada

Pode-se administrar o tempo?

No colégio aprendemos que tempo é a dimensão onde o movimento ocorre. Vemos então o tempo como uma reta, algo abstrato, mas ainda assim, algo. Mas Leibniz intuiu e Einstein explicou que o movimento não se dá “no tempo”. Tempo “é” o movimento das coisas, não uma coisa em si. Seu tempo é o que acontece e o que você faz acontecer. Seu tempo é sua vida.

Entretanto, tempo e vida parecem distintos. Tempo é trabalho e dever, vida é nos fins de semana ou nas férias – o lazer. Cria-se o conflito entre uma persona moralista, que cumpre deveres, atarefada e ocupada; outra hedonista, que frui prazeres, ociosa e livre. Desde pequenos vamos ao colégio para aprender algo útil para, no fim, ganhar dinheiro. A mensagem subliminar é clara: a finalidade da vida é o dinheiro. Alienação do trabalho, cuja finalidade, para o indivíduo, não é mais gerar valor, mas ganhar dinheiro. A vida torna-se uma competição para acumular dinheiro, trabalha-se para deixar de trabalhar, criar uma reserva de prazer, o mito da euforia perpétua e do ócio permanente. Loucura? Psicopatia social. Porém cuidado: negar que o tempo é dinheiro pode ser uma sociopatia.

Pode-se administrar o tempo? Ou, por outra, pode-se viver melhor? Existe técnica para isso? Várias. A ética, a psicologia e as terapias psi, buscam isso: fórmulas para viver melhor, a felicidade possível. Então, não se controla o tempo em si, mas pode-se adquirir um pouco de autocontrole e agir de maneira mais consciente e racional. Não existe falta de tempo, mas sim falta de prioridade. O que se pode definir é a prioridade dos eventos que dependem da vontade. Essa é a base de toda disciplina moral. Mas, desde Freud, sabemos os riscos dessa disciplina se basear na repressão inconsciente da expressão emocional.

Separo a questão em duas esferas que se confundem: organização e planejamento. Organização é reagir bem, responder proativamente. Planejar é agir continuada e cumulativamente para mudar o que acontece. Uma é adaptação às circunstâncias e às limitações, a outra é mudá-las e superá-las. Uma é realizar a rotina de forma correta, a outra é mudar e criar novas rotinas. Uma é adaptar-se, outra é tentar mudar. Há uma certa ruptura e até conflito. O planejamento requer uma quebra da rotina e compete com ela. É preciso ceder de um lado e dar atenção ao outro equilibradamente.

A fórmula da organização:
· Anotar o que acontece (para esclarecer e não esquecer) e dar respostas.
· Contar até três antes de reagir para poder escolher a melhor resposta;
· Ao escolher, ser fiel aos próprios princípios e valores – às bases filosóficas. Valor é o que se crê ser correto; princípio é o que se acha que é verdade.
· Dedicar tempo à reflexão e ao diálogo para questionar e solidificar a base (princípios e valores).

A fórmula do planejamento é um processo em três níveis:
· Político: a coragem de definir metas difíceis e encarar os problemas maiores. Política é a arte do presidente.
· Estratégico: analisar causas e dividir o problema/meta em objetivos intermediários. Estratégia é a arte do general.
· Tático: avaliar o que já fez e decidir o que pode ser feito no próximo período, e adaptar metas e estratégia às circunstâncias reais. Tática é a arte do sargento – usar a estratégia para enfrentar o campo de batalha e adaptar a estratégia em função da realidade.

No fundo, toda organização é emocional. O método acima ajuda a pensar bem para sentir melhor, melhora a inteligência emocional. É o caminho do desenvolvimento do caráter segundo a ética das virtudes. Convém beber na fonte do ABC da virtude: Aristóteles, Buda e Confúcio. A essência é a prática de três disciplinas: reflexão, planejamento e atenção. Disciplinas não são naturais, precisam ser aprendidas e desenvolvidas. A maneira de desenvolvê-las consiste na adoção de três hábitos:
1. Tempo Calmo de 15 minutos por dia para fazer um Plano Diário, separando as ações com prazo dos compromissos com hora marcada para iniciar e terminar, e priorizando as ações segundo o método ABC.
· A (importante e urgente),
· B (importante, mas não urgente)
· C (não importante, urgente ou não).
2. Encontro Pessoal de 30 minutos no fim de semana para repassar a semana anterior atentando para os sentimentos evocados. Não se controla os acontecimentos, mas pode-se elaborar seu significado e a forma de reagir a eles. Analisar as iniciativas a serem tomadas na próxima semana para encaminhar as metas/problemas mais difíceis.
3. Durante o dia, anotar os contatos, idéias e pensamentos num Diário. Revisá-lo no Tempo Calmo e/ou no Encontro Pessoal.
Também é importante saber desfrutar o presente e não esquentar demais a cabeça, pois “a longo prazo, todos estaremos mortos” (Keynes).