Princípios de Administração do Tempo

Vivemos numa era de excessos: de informação, de demandas, de complexidade. E de apetite: queremos atender a tudo e aproveitar todas as oportunidades. E a tendência não é melhorar!

Não dá para dar conta de tudo. Um jeito é aceitar o que a vida dá. Fazer o que der e deixar-se levar, mas sem se amofinar nem reclamar. Mas quem quiser ir além da reação e da rotina precisa escolher ativa e conscientemente. Isso requer três disciplinas: Foco, Planejamento e Reflexão.

Foco é no presente e na ação. Planejamento é para o futuro com base no passado e se dá em dois níveis: a) Tático – futuro imediato; b) Estratégico – longo prazo. A Reflexão orienta o Planejamento Estratégico, que orienta o Plano Tático, que orienta o Foco.

O natural é reagir, ser vítima das circunstâncias e dos outros. Disciplina não é natural, portanto é difícil. Mas com a prática a disciplina vira hábito e a dificuldade diminui. Prática envolve o uso correto de ferramentas corretas.

Dicas:

1. Só há duas formas de comunicação: a) imediata e sem registro automático, geralmente oral; b) mediada por algum tipo de registro em papel ou eletrônico. Sem registrar as interações orais, há risco de esquecer ou distorcer a informação.

2. Só há três tipos de informação: a) demandas de ação (agir); b) informação de referência (guardar); c) lixo (eliminar). Foco é nas demandas.

3. Só há três formas de responder a demandas: a) executar (ou iniciar) imediatamente o que é rápido ou emergencial; b) agendar (ou delegar) tudo que pode esperar e não seja rápido; c) descartar o que não importa.

4. Delegar não é repassar. Delegar é uma forma de agendar - o acompanhamento. Repassar é uma forma de descartar.

5. Ao agendar nos comprometemos. Compromissos são de dois tipos: a) fazer algo com alguém numa hora e num local - compromissos com hora; b) fazer algo para alguém até um prazo - tarefas. Não se deve confundir o prazo de uma tarefa com a hora de início de um compromisso com hora.

6. Compromissos com horário devem ser marcados num calendário e confirmados numa agenda diária. Deve-se usar alarme, programado conforme o deslocamento necessário mais uma folga.

7. Ações são tarefas simples agendadas em Listas Diárias ou Listas de Pendências (sem data). Só excepcionalmente se marca hora (ou usa alarme) para ações. Descreva suas ações com verbos.

8. Diariamente deve-se parar para priorizar a lista de ações do dia seguinte e confirmar (ou desmarcar) os compromissos agendados no calendário.

9. Tarefas complexas ou projetos devem ser mantidos em listas ou pastas, analisadas semanalmente para definir as ações possíveis para a semana. Essa é a parada semanal.

10. Priorizam-se ações em função da importância e da urgência no momento da execução. Priorizar é ordenar, numerar. Antes de numerar classifique em três categorias. A: emergencial – importante e urgente; B: importante, mas não urgente; C: trivial – não importante.

11. Importância é valor. Valor é algo subjetivo e relativo. Varia de pessoa para pessoa e conforme a circunstância. Tudo tem valor, alto ou baixo.

12. Urgência tem dois significados: a) proximidade do prazo limite; b) pressa ou ansiedade. O prazo é um dado objetivo; a pressa é um sentimento subjetivo. Cuidado: a ansiedade motiva mais do que a razão e pode comandá-la.

13. Priorizam-se compromissos com horário quando surgem em função do ganho e da “negociabilidade”. A marcação de horários é um jogo de poder, mas se você é necessário para um compromisso, você pode negociar o horário.

14. Reflexão é o exercício da razão. A reflexão básica é sobre princípios (o que você acredita que é verdade) e valores (o que você acredita que é bom e o que é correto). Essas crenças orientam nossas escolhas e a definição de metas.

15. Não criamos valores, eles são dados pela sociedade, e não são coerentes. Entretanto escolhemos nossos valores e princípios, usando ora a razão, ora a emoção. Se esta base não for estável e coerente, seremos instáveis e incoerentes no agir. Melhor se orientar pela razão do que por emoções. Mas, sem estabilidade emocional, a reflexão é impossível.

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